Zapraszamy do lektury opracowania dot. jawności wynagrodzeń przygotowanego dla członków ZIPH przez Irminę Dąbkowską – Kołodziejczyk z kancelarii Prawa Pracy LAW IN HR.

Transparentność wynagrodzeń przestaje być postulatem o charakterze wizerunkowym, a staje się konkretnym obowiązkiem prawnym. Impulsem do zmian jest dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. dotycząca wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości, której termin implementacji upływa 7 czerwca 2026 r.

Dyrektywa nie wchodzi bezpośrednio w życie – polski ustawodawca musi zaimplementować jej przepisy do krajowego porządku prawnego w procesie ustawodawczym.  Już dziś wiadomo, że w Polsce nastąpi to w drodze odrębnej ustawy, uzupełnionej jedynie punktowymi zmianami w Kodeksie pracy. Projekt przepisów, opublikowany pod koniec 2025 r., jest obecnie na etapie opiniowania, a uwagi zgłaszają m.in. Państwowa Inspekcja Pracy, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organizacje pracodawców.

Z nieoficjalnych informacji wynika, że możliwe jest opóźnienie wdrożenia oraz wprowadzenie okresu przejściowego. Nie powinno to jednak prowadzić do wniosku, że pracodawcy mogą odłożyć przygotowania. Wręcz przeciwnie - skala zmian powoduje, że proces dostosowawczy w wielu organizacjach może zająć miesiące, a nie tygodnie. Obejmuje on nie tylko kwestie prawne, lecz przede wszystkim przebudowę systemów wynagrodzeń, komunikację wewnętrzną oraz przygotowanie kadry menedżerskiej.

Zakres regulacji - kogo obejmą nowe obowiązki

Projektowane przepisy znajdą zastosowanie do wszystkich pracodawców - zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego, w tym jednostek samorządu terytorialnego. Co istotne, regulacja dotyczy wyłącznie stosunków pracy, a więc nie obejmuje współpracy opartej na umowach cywilnoprawnych czy modelu B2B.

Warto pamiętać, że nowe przepisy obejmą wszystkich pracodawców – bez względu na wielkość organizacji. Tylko część obowiązków związanych z wymogami sprawozdawczymi i raportowymi obejmie większe podmioty zatrudniające co najmniej 100 pracowników.

Pierwsze zmiany już obowiązują – rekrutacja pod lupą

Część przepisów została już wdrożona do Kodeksu pracy i obowiązuje od 24 grudnia 2025 r. Dotyczą one etapu rekrutacji i stanowią pierwszy krok w kierunku jawności wynagrodzeń.

Pracodawca ma obowiązek przekazania kandydatowi informacji o wynagrodzeniu – jego początkowej wysokości lub przedziale – a także o odpowiednich postanowieniach układów zbiorowych lub regulaminów wynagradzania. Informacja ta powinna zostać przekazana najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej. W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia dowodu, że kandydat został poinformowany o warunkach płacowych przed nawiązaniem stosunku pracy. Należy także pamiętać o wprowadzonym zakazie pozyskiwania informacji o historii wynagrodzenia kandydata.

Pewną nowością jest wymóg neutralności płciowej ogłoszeń o pracę oraz nazw stanowisk, który budzi w praktyce liczne wątpliwości interpretacyjne. Należy jednak podkreślić, że obowiązek ten nie powinien być realizowany w sposób nadmiernie formalistyczny. W miarę możliwości zasadne jest stosowanie form żeńskich, a w przypadkach, w których nie jest to językowo uzasadnione – posługiwanie się oznaczeniami neutralnymi (np. k/m), ewentualnie rozszerzonymi o inne formy inkluzywne. Kluczowe znaczenie ma jednak całościowy przekaz ogłoszenia - neutralność powinna wynikać nie tylko z nazwy stanowiska, lecz także z języka używanego w treści, sposobu formułowania obowiązków oraz doboru materiałów graficznych.

Wprowadzone w grudniu zmiany wymagają na pewno odpowiedniego przeszkolenia osób prowadzących rekrutację, gdyż naruszenie tego obowiązku może skutkować sankcjami. Przepisy przewidują bowiem kary grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł m.in. za brak przekazania wymaganych informacji czy naruszenie zasad neutralności ogłoszeń. Sankcje te nie weszły jednak dotychczas w życie i pozostają na etapie projektowanych przepisów.

Wartościowanie stanowisk – fundament systemu

Kluczowym elementem reformy jest obowiązek stworzenia obiektywnej struktury wynagrodzeń, opartej na wartościowaniu stanowisk pracy. To proces, który w praktyce stanie się podstawowym narzędziem realizacji nowych obowiązków.

Ustawodawca nie narzuca konkretnej metody wartościowania, wskazuje jednak cztery główne kryteria, które muszą być uwzględnione: umiejętności, odpowiedzialność, wysiłek oraz warunki pracy. Wybór narzędzia pozostaje po stronie pracodawcy, jednak to na nim spoczywa odpowiedzialność za jego prawidłowość i obiektywność całego systemu wynagrodzeń.

Wartościowanie stanowi punkt wyjścia do budowy siatki płac oraz identyfikacji potencjalnych nierówności. W wielu organizacjach może oznaczać to konieczność dokonania korekt wynagrodzeń - zarówno w górę, jak i w dół - co może generować istotne napięcia organizacyjne.

Kryteria wynagradzania i polityka wzrostu płac

Obok wartościowania stanowisk pracodawcy będą zobowiązani do określenia kryteriów ustalania wynagrodzeń, ich poziomu oraz zasad wzrostu. To odrębny proces, który dotyczy praktyki zarządzania wynagrodzeniami i obejmuje m.in. systemy premiowe, politykę awansów czy oceny pracownicze.

Szczególne znaczenie ma kwestia progresji wynagrodzeń, która nie zawsze jest powiązana z awansem. Brak przejrzystych zasad w tym zakresie stanowi jedno z głównych źródeł ryzyka prawnego, zwłaszcza w kontekście zarzutów dyskryminacji płacowej.

Prawo pracownika do informacji

Nowe regulacje znacząco wzmacniają uprawnienia pracowników w zakresie dostępu do informacji o wynagrodzeniach. Pracownik będzie mógł wystąpić do pracodawcy o informacje dotyczące jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średniego poziomu wynagrodzeń w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak on lub pracę o takiej samej wartości. Wbrew powszechnemu przekonaniu regulacje te nie prowadzą do pełnej jawności indywidualnych wynagrodzeń. Pracownik nie uzyska informacji o zarobkach konkretnej osoby, np. współpracownika z tego samego zespołu. Zakres udostępnianych danych jest ograniczony i dotyczy średniego poziomu wynagrodzeń w ramach danej grupy lub kategorii pracowników wykonujących pracę jednakową lub o jednakowej wartości. W konsekwencji pracownik produkcyjny nie uzyska danych odnoszących się do poziomu wynagrodzeń kadry menedżerskiej czy dyrektorskiej.

Obowiązek ten wiąże się z koniecznością stworzenia odpowiednich procedur, wzorów wniosków oraz rejestrów. Jednocześnie pracodawca musi uwzględnić ograniczenia wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych - informacje nie mogą prowadzić do identyfikacji wynagrodzenia konkretnej osoby. W przypadkach, w których przekazanie danych mogłoby naruszyć prywatność pracowników, dostęp do szczegółowych informacji uzyskają wyłącznie uprawnione podmioty, takie jak związki zawodowe czy Państwowa Inspekcja Pracy.

Koniec klauzul poufności wynagrodzeń

W praktyce wielu pracodawców stosuje w umowach lub wewnętrznych regulaminach klauzule zakazujące ujawniania wynagrodzenia. W świetle nowych regulacji będą one wymagały usunięcia lub istotnej modyfikacji, pod rygorem kary grzywny do 50.000 zł. Już obecnie orzecznictwo sądowe wskazuje, że nie mogą one ograniczać prawa pracownika do dochodzenia roszczeń z tytułu dyskryminacji.

Nie oznacza to jednak pełnej jawności systemów wynagradzania - nadal możliwe będzie objęcie tajemnicą zasad i struktur płacowych. Zakaz dotyczy wyłącznie ograniczania pracownika w ujawnianiu jego indywidualnego wynagrodzenia.

Sprawozdawczość i analiza luki płacowej

Najbardziej rozbudowane obowiązki dotyczą pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Będą oni zobowiązani do cyklicznego raportowania danych dotyczących wynagrodzeń, w tym różnic płacowych między kobietami a mężczyznami.

Kluczowym wskaźnikiem stanie się tzw. luka płacowa. Przekroczenie określonego progu (5%) uruchomi dodatkowe obowiązki, w tym konieczność przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń we współpracy z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi.

Ryzyko sporów sądowych

Wprowadzenie nowych narzędzi na pewno zwiększy świadomość pracowników w zakresie ich sytuacji płacowej. W konsekwencji można spodziewać się wzrostu liczby sporów dotyczących dyskryminacji wynagrodzeń. Tak jak do tej pory, pracownik w sporze dotyczącym dyskryminacji płacowej będzie zobowiązany jedynie do uprawdopodobnienia naruszenia, np. poprzez przedstawienie danych uzyskanych od pracodawcy. Ciężar dowodu spoczywać będzie w całości na pracodawcy.

Największe ryzyka i wyzwania praktyczne

Do najczęstszych obszarów ryzyka należy zaliczyć w szczególności:

• różnice wynagrodzeń między pracownikami o podobnym zakresie obowiązków,
• brak spójnych kryteriów przyznawania premii i podwyżek,
• rozbieżności wynikające z procesów historycznych (np. fuzji lub przejęć),
• dysproporcje między pracownikami długoletnimi a nowo zatrudnionymi.

Kluczowym wyzwaniem dla pracodawców będzie zapewnienie spójnego oraz możliwego do obrony uzasadnienia dla występujących różnic wynagrodzeń. W praktyce to właśnie brak takiego uzasadnienia generuje największe ryzyko prawne. W tym kontekście fundamentalne znaczenie ma przeprowadzenie rzetelnego procesu wartościowania stanowisk pracy. Prawidłowo zaprojektowany i wdrożony system wartościowania stanowi bowiem podstawę dalszych działań – budowy obiektywnej struktury wynagrodzeń oraz realizację pozostałych obowiązków wynikających z przepisów o jawności, w tym obowiązków informacyjnych.

Nie bez znaczenia pozostaje również konieczność przygotowania kadry menedżerskiej. To na poziomie bezpośrednich przełożonych zapadają decyzje płacowe i to oni będą odpowiadać na pytania pracowników dotyczące wynagrodzeń.

Przygotowania - kiedy zacząć

Choć ostateczny kształt przepisów nie jest jeszcze przesądzony, kierunek zmian pozostaje jednoznaczny. Pracodawcy powinni już dziś rozpocząć przygotowania, obejmujące w szczególności:

• powołanie zespołu projektowego odpowiedzialnego za wdrożenie,
• zapewnienie komunikacji i konsultacji z przedstawicielami pracowników,
• przeprowadzenie audytu wynagrodzeń,
• analizę wyników oraz opracowanie strategii wdrożeniowej (w tym opisy stanowisk, wartościowanie, siatka płac),
• aktualizację dokumentacji wewnętrznej oraz – w razie potrzeby – zmianę indywidualnych warunków zatrudnienia,
• szkolenia dla kadry menedżerskiej i działów HR w zakresie polityki wynagrodzeń i komunikacji,
• wdrożenie procedur zapewniających zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.

Transparentność wynagrodzeń nie jest projektem jednorazowym. To proces, który wymaga stałego monitorowania i aktualizacji. W praktyce stanie się jednym z kluczowych elementów zarządzania organizacją - zarówno w wymiarze prawnym, jak i strategicznym.